Dış ticarette kullanılan ticari belgeler nelerdir?

Dış ticaret için hangi ticari belgeler kullanılmaktadır? Ticari fatura, proforma fatura ve navlun faturası nedir? Çeki listesi ve koli ambalaj listesi nasıl hazırlanmaktadır?

Dış ticaretin sağlıklı bir şekilde gerçekleştirilmesi ve devam ettirilebilmesi için çok sayıda belgeye ihtiyaç duyulmaktadır. Dış ticaret için gerekli belgeler arasında ticari belgeler, taşıma belgeleri, sigorta belgeleri, resmî belgeler ve finansman belgeleri bulunmaktadır.
Ticari fatura, proforma fatura, tasdikli fatura, navlun faturası, çeki listesi, spesifikasyon belgesi, koli ambalaj listesi, menşe şahadetnamesi ve gözetim belgesi gibi belgeler, dış ticaret ticari belgeleri olarak adlandırılmaktadır. Ticaretin devamlılığının sağlıklı bir şekilde sağlanması ve tartışmalara meydan verilmemesi için bu belgeler hakkında bilgi sahibi olmak ve söz konusu belgeleri ilgili kurumların kurallarına uygun ve eksiksiz bir şekilde sunmak büyük önem taşımaktadır.

Dış ticarette kullanılan ticari belgeler

Dış ticarette pek çok ticari belge kullanılmaktadır. Bu belgelerin ise en önemli olanı faturadır. Fatura; satışı gerçekleştirilen malların niteliklerini, miktarını, ölçülerini, birim fiyatını ve bunun yanında toplam bedelini gösteren ticari belgeleri tanımlamak için kullanılmaktadır. Faturalar satıcı tarafından düzenlenir ve alıcı tarafa verilir.

1-    Proforma fatura (Proforma invoice)

Aktreditifli işlemlere başlarken bankalara ibraz edilen proforma fatura, anlaşma safhasında ihracatçı tarafından bilgilerin verilmesi için kullanılmaktadır. Proforma faturada satılacak malın birim fiyatı, özellikleri, satış şartlarının neler olduğu ve teklifin ne zamana kadar geçerli olduğu gibi bilgiler bulunmaktadır. Bankalara ibraz edilmesi zorunlu olmasa da bilgilendirilme anlamında yapılmaktadır.

2-    Ticari fatura (Commercial invoice)

Ticari fatura, satış işleminin gerçekleşmesinden sonra kesilen faturadır. Satış sözleşmesinin varlığına dair kesinlik sağlayan orijinal fatura, satış sözleşmesini belgelemektedir. Özellikle ithalat ve ihracata baktığımız zaman, vergilerin hesaplanabilmesi ya da gümrük işlemlerinin tamamlanabilmesi için orijinal fatura gerekmektedir. Bu belge banka aracılığıyla ithalatçı tarafa iletilmektedir.
Ticari faturalar genelde İngilizce olarak düzenlenmektedir. Buna karşın bazı ülkelerde bu durum farklılıklar göstermektedir. Belirli ülkeler faturaların kendi dillerinde düzenlenmesi konusunda ısrarcı olabilmektedir. Ülkemizde ise genellikle bir İngilizce ve bir de Türkçe olarak düzenlenmektedir.
Bir ticari faturada aşağıdaki hususların yer alması gerekmektedir:

• Fatura tarihi, düzenleme yeri ve sayısı
• İthalatçı ve ihracatçı tarafların isim ve adresleri
• Satışı gerçekleştirilen malın tanımı ve miktarı
• Malların birim fiyatı
• Incoterms şeklinde malın taşınmasında kullanılan teslim şekli
• Peşin ya da vadeli olarak ödeme şartları
• Satışın toplam bedeli
• Gerekli ambalaj işaretleri
• Malın teslim edileceği ve bedelinin ödeneceği yerler
• Akreditifli işlemler için; aktreditif numarası ve diğer ek bilgiler

3-    Tasdikli fatura ya da konsolosluk faturası (Consulate invoice)

Ülkelerin kendi mevzuatlarına bağlı olarak ithalat yapanların konsolosluk faturasına ihtiyaçları olabilmektedir. Böylesi durumlarda tanzimi gerçekleştirilen ticari fatura, konsolosluk faturası isteyen ülkenin konsolosluğuna tasdik ettirilir ve ardından ticaret odaları tarafından onaylanır.
Konsolosluk faturası, diğer taraftan konsolosluk tarafından verilen formların doldurulması şeklinde de tamamlanabilmektedir. Bu faturanın istenmesindeki temel neden; ithal edilecek malın fiyatının cari fiyatlara karşı uygunluğunun kontrol edilmesi ve yurtdışına para kaçırılmasının önüne geçilmesidir. Aynı zamanda, konsolosluk faturası ile mallar ithal gümrüğünde gerçek değeri üzerinden vergilendirmeye tabi tutulmuş olmaktadır. Konsolosluk faturası genel olarak Orta Doğu ülkeleri ve Kuzey Afrika ülkeleri tarafından talep edilmektedir. Bunun yanında İsrail de bu faturayı talep eden ülkeler arasında yer almaktadır.

4-    Navlun faturası (Freight invoice)

Denizyolunda taşınan malları belirten navlun terimi zaman içinde malların taşıma ücretini de kapsayacak şekilde kullanılmaya başlanmıştır. Navlun iki şekilde ödenebilmektedir. Bunlar peşin olarak ödeme (advance freight) ya da havale navlun ödemesi (freight collect) olarak geçmektedir. Peşin navlun ödemesi ihracatın gerçekleştiği tarihte taşıma şirketine yapılan ödemedir. İhracat için gemi yola çıktıktan sonra yapılan havale navlun ödemesinde ise taşıma şirketinin navlun tam olarak ödenmediği sürece malı ihracatçıya teslim etmeme hakkı bulunmaktadır.
Dış ticaret maliyetleri içerisinde önemli bir payı bulunan navlunu oluşturan maliyet unsurlarını aşağıdaki şekilde sıralayabiliriz.

Seyir maliyetleri:

Geminin eskime payı, geminin bakımları ve onarım masraflarının yanı sıra yakıt giderleri de bu maliyetlerin arasındadır.

Liman maliyetleri:

Gemi hedefine ulaştıktan sonra malın tamamen yüklenmesine kadar geçen süredeki masrafları oluşturur. Limanda durma süresi ne kadar uzarsa, maliyetler de aynı doğrultuda artmaktadır. Bunun yanında malların yüklenmesi, indirilmesi ve istiflenmesi süreçlerini kapsayan elleçleme maliyetleri de liman maliyetlerinin içinde bulunmaktadır. Bu maliyetler arasında limandaki harçlar da hesaplanmaktadır.

Depolama maliyetleri:

Malların limana ulaşmasından, geminin güvertesine ya da ambarına yüklenmesine kadar depolarda bekletilmesinden doğan masraflar “depolama maliyetleri” içerisinde yer almaktadır.

Diğer maliyetler:

Yukarıda bahsettiğimiz maliyetlerin dışındaki ilave maliyetleri belirtmektedir.
CFR ve CIF satışlarda navlun ödemesini satıcı taraf gerçekleştirmektedir. Satış faturasında mal bedeli ve navlun tutarı ayrı ayrı yer alabilmektedir. Böylesi durumlarda konşimento ve sevk belgelerinde “navlun ödenmiştir” ifadesi bulunmalıdır. Navlun için satış faturasının dışında bağımsız bir fatura da düzenlenmesi mümkündür.

5-    Çeki listesi (Weight list)

Malların taşımasını gerçekleştiren araçların ne kadar yüklendiğini ve malların birim, koli ya da paket, çuval gibi ağırlık bilgilerini kapsamaktadır. Çeki listesi, ticari faturalarda belirtilen malların net ve brüt ağırlıklarının satıcı ya da üçüncü bir kişi tarafından ayrı bir belge olarak beyan edilmesidir. Bu listede yer alan ağırlıkların da, fatura ve konşimentoda belirtilen ağırlıklarla birebir uyuşması gerekmektedir. Çeki listesi gümrük tarafından ve taşımada bir hasar oluşması sonrasında sigorta şirketleri tarafından da istenebilmektedir. Bunun yanında TIR ve vagonlarla yapılan taşımalarda otomatik tartı cihazlarının verdiğini kantar makbuzu olarak bilinen tartı fişleri çeki listenin yerine geçebilir.

6-    Spesifikasyon belgesi (Specification list)

Çeki listesinde mevcut olan bilgilerin üzerine malların fiyat ve değerlerinin eklenerek oluşturulduğu belgeye spesifikasyon belgesi ismi verilmektedir. İthalat işleminin gerçekleşmesinden sonra malların dağıtımının yapılmasında kolaylık sağlamayı amaçlayan bir belgedir.

7-    Koli ambalaj listesi (Packing list)

Koliler şeklinde taşıması yapılan ve dökme olmayan yüklerin koli sayısını ve koli içindeki miktar ve ölçüleri ambalajlar açılmadan gösteren bir belgedir. Sayım, yükleme ve ardından taşıma sürecinde kolaylık sağlayan bu liste özellikle gümrük işlemleri sırasında gümrük idaresi ya da taşıyıcı firma tarafından kullanılmaktadır. Bu belge ile ithalatçının kolileri açmadan dağıtım yapma imkânı bulunmaktadır çünkü koli listesinde sandıkların, paketlerin ya da kutuların hangi cinsten olduğunu ve ölçüleri, malların renklerine kadar yer almaktadır. Koli ambalaj listesi bir taraftan da gümrük yetkililerinin kontrol süreçlerinde büyük bir kolaylık sağlamaktadır.

8-    Gözetim belgesi (Third party certificate of inspection)

Bu belge ihraç edilen malların, ihracat öncesinde ya da nakliyat sırasında ithalatçının siparişine uygunluğunu belirtmektedir. Gözetim belgesi ithalatçı tarafın isteği üzerine düzenlenmektedir. Belgeyi düzenleyecek gözetim şirketi ise ithalatçı tarafından ya da ihracatçı tarafından seçilebilmektedir. Burada görevlendirilen gözetim şirketi, satış anlaşmasındaki maddelere uyumu denetlemekte, yükleme sırasında ve sonrasında yapılacak raporlamayı gerçekleştirmektedir. Gözetim şirketi tarafından doldurulan belgedeki maddelerin geçerli olabilmesi için bunun alım-satım sözleşmesi ya da akreditif mektubu gibi diğer resmi belgelerde belirtilmiş olması gerekmektedir. Gözetim yapan şirketler birden fazla ülkede büroları bulunan ve uluslararası olarak saygınlığı bulunan şirketlerdir.

9-    İmalatçının analiz belgesi (Manufacturer’s analysis certificate)

Taşımasında analiz gereken kimyasal maddeler, boyalar, çimentolar ve asit gibi maddelerin formüllerinin yanı sıra erime dereceleri ve nem oranı gibi bilgileri içeren evraklara imalatçının analiz belgesi ismi verilmektedir. Söz konusu belge türü, araçlara yüklenen malların siparişte istenen özelliklere uygun olup olmadığının ambalajlar kapatılmadan üçüncü kişiler tarafından kontrol edilmesini sağlamaktadır. Bu belge, bağımsız laboratuvarlar tarafından ya da imalatçı firma tarafından beyan şeklinde hazırlanabilmektedir.

10- Ekspertiz raporu (Certificate of analysis)

Gümrük idareleri tarafından; ithal ya da ihraç edilen malların fiyatı, miktarı, kalitesi, bileşim oranları ve ticari teamül gibi hususlarda tereddüde düşülmesi hâlinde verilen raporlardır. Gümrük Kanunu ve bu kanunla bağlantılı mevzuatlarda hangi kurumların ve kuruluşların ekspertiz raporlarına itibar gösterileceği belirlenmiştir. Bu tür raporlar genelde sanayi odaları, ticaret odaları ve ihracatçı birlikleri tarafından verilmektedir.

11- Menşe Şahadetnamesi (Certificate of Origin)

Menşe Şahadetnamesi, ihraç edilecek eşyanın belirli bir ülke menşeli olduğunu ya da gördüğü işlemler nedeniyle başka bir ülke menşeli sayılması gerektiğini gösteren belgedir. Gümrük işlemleri ülkeler ticaret anlaşması hükümlerine göre yapıldığı için malın gönderimi yapılan ülkelerde Tercihli Gümrük Rejimi’nden yararlanması ya da kota sınırlanmasının aşılıp aşılmadığının belirlenmesi için malların menşelerinin belirtilmesi gerekmektedir. Menşe şahadetnamesi ihracatçılar ve kanuni yetki temsilcileri tarafından düzenlenir.

Hubtic ile online belge takibi

Hubtic, seçkin iş ortakları ve geliştirdiği teknolojisi sayesinde, komple yük taşıma ve parsiyel yük taşımalarını çok daha kolay, hızlı ve verimli hâle getirir. Lojistik ihtiyaçlarınız için en iyi fiyatları, belge takibi ve ücretsiz konum izleme desteğiyle birlikte sunar. Hubtic’in evrak yönetim sistemi sayesinde taşımanızla ilgili her türlü belgeye (varış veya çıkış ihbarnamesi, teslim evrağı, fiyat listesi vb.) web uygulamamız üzerinden dilediğiniz an ulaşabilirsiniz. Bunun yanında taşımacılık evraklarıyla ilgili tüm sorularınız ve problemleriniz için uzman operasyon ekibimizden her saatte hızlı destek alabilirsiniz.
Yurtdışına yapacağınız her türlü taşıma için bizimle iletişime geçebilir, özel hizmetlerimizden ve rekabetçi fiyatlarımızdan yararlanabilirsiniz.